Ser capaz de dedicar tiempo a tareas específicas, completarlas y terminar su jornada laboral con un resultado de calidad puede ser una medida general de su productividad. Del mismo modo, si no tiene métodos establecidos para la organización, la gestión del tiempo, el seguimiento de tareas o la priorización, su eficiencia y productividad pueden verse afectadas. Al hacer ajustes simples a su flujo de trabajo diario uno a la vez, puede comenzar a ver cambios en su productividad.

En este artículo, ofrecemos 10 formas de ser más productivo.

Cómo aumentar la productividad de tu trabajo

La gestión del tiempo y las habilidades organizativas comúnmente se pueden correlacionar con la productividad laboral general. Cuando implementa estrategias que respaldan su productividad, puede tener una mayor probabilidad de desarrollar y mejorar la producción de su producto. La gestión del tiempo es solo una de las estrategias que puede utilizar para aumentar su productividad. Además, puedes aplicar estrategias organizativas como priorizar tus tareas por orden de importancia y urgencia.

Los siguientes 10 consejos ofrecen formas de aumentar la productividad de su trabajo.

1. Concéntrese en una tarea a la vez

   
   
   

Si bien, en última instancia, puede hacer las cosas cuando hace malabarismos con proyectos o tareas, concentrarse en uno a la vez puede ayudarlo a ser más productivo. Cuando nos concentramos en más de una actividad a la vez, tendemos a usar más de ese tiempo solo para la transición entre tareas. Esto puede dar lugar a que algunas de las tareas queden incompletas o se realicen con una calidad inferior que si cada tarea hubiera sido un único objetivo.

Además, concentrarse en una tarea a la vez hasta que esté completa puede ayudarlo a aumentar su productividad porque cuando se enfoca en un proyecto a la vez, está estableciendo un solo objetivo a la vez en lugar de muchos. Es probable que esto lo motive a completar una tarea antes de pasar a la siguiente. Si te dedicas a la multitarea, pero ves que inicias más tareas de las que puedes terminar, considera priorizar tus tareas en orden de importancia para que puedas comenzar con las tareas más exigentes y terminar tu día con tareas más livianas y que consuman menos tiempo.

2. Toma descansos regulares

Puede ser tentador evitar tomarse el tiempo para un descanso, pero cuando no se da un descanso de unos minutos, puede dañar su productividad general al provocar fatiga o agotamiento. Si esto sucede, es posible que no tenga la energía o la motivación para seguir progresando. Considere la posibilidad de planificar varios descansos breves durante su jornada laboral. La mayoría de los lugares de trabajo tienen un horario obligatorio con tiempos de descanso específicos, por lo que los empleados pueden tomarse un descanso de al menos cinco a diez minutos después de cada pocas horas de trabajo activo. Estos breves descansos pueden permitirle recargar energías, despejar su mente y prepararse para la siguiente tarea. 

3. Concéntrate primero en tus tareas más importantes

Centrarse en las tareas más grandes y que consumen más tiempo antes de cualquier otra tarea puede ayudarlo a mantenerse más concentrado que trabajar primero en tareas más pequeñas y cortas. Considere planificar su lista de asignaciones de acuerdo con estas tareas, donde puede dedicar su tiempo en la mañana cuando llega por primera vez al trabajo o en un momento del día en el que está más alerta y con más energía.

4. Márcate pequeños objetivos

En lugar de abordar grandes objetivos que requerirían múltiples salidas y más tiempo para lograrlos, considere planificar pequeños objetivos a lo largo del día. Cosas como completar el papeleo requerido, responder a esos cuatro correos electrónicos de clientes o recopilar todos los recursos que su equipo necesitará para completar un proyecto futuro son pequeños objetivos diarios que puede establecer y alcanzar durante sus ocho horas de trabajo. De manera similar, puede usar estos objetivos breves como hitos para medir su progreso hacia una meta mayor.

5. Usa la regla de los dos minutos

La regla de los dos minutos implica completar tareas que duran dos minutos o menos, así como tomarse dos minutos para comenzar con tareas pequeñas que puede haber estado postergando. Durante estos breves períodos de tiempo, si hay una tarea que puede completar en dos minutos o menos o una tarea que puede organizarse para comenzar, este es el momento en que la haría. Por ejemplo, es posible que solo tome dos minutos registrar las tareas que ya ha completado, responder un correo electrónico rápido, escribir sus próximos objetivos o imprimir el esquema de su próxima asignación de proyecto, pero los dos minutos que le toma completar estos las pequeñas tareas a menudo pueden sumarse a una lista completa de tareas pendientes al final del día.

Además, las tareas pequeñas siguen siendo una parte importante de su productividad laboral general, por lo que practicar la regla de los dos minutos puede permitirle concentrarse en esas tareas pequeñas entre el tiempo que lleva trabajar en tareas más grandes y complicadas. Considere esos dos minutos entre el tiempo de descanso y el comienzo de su próximo proyecto o los dos minutos que le toma prepararse para el almuerzo y considere usar ese tiempo para tomar nota de lo que necesita trabajar a continuación, sus objetivos diarios para el día siguiente o respondiendo a ese buzón de voz que te ha estado esperando desde que llegaste al trabajo.

6. Bloquea tu horario

El uso de bloques de tiempo dentro de su horario también puede ayudar a aumentar su productividad. Con esta estrategia, establecerías un límite de tiempo para cada una de las tareas en las que trabajas. Considere bloques de tiempo de 90 o 60 minutos. Puede optar por hacer una copia impresa de su horario y resaltar los marcos de tiempo en los que desea que estén sus bloques de tiempo. Entonces, si está bloqueando 90 minutos para trabajar en un proyecto, anótelo en su horario impreso. Después de que termine ese bloque de tiempo, bloquee otra sección de su horario de manera similar.

El propósito del bloqueo de tiempo es crear un cronograma visual para ayudarlo a realizar un seguimiento de los períodos de las tareas en las que trabaja. De igual forma, sirve como una forma de dedicarte a trabajar solo en una tarea específica para cada bloque de tiempo, por lo que será más probable que la completes en el tiempo que tienes programado. Además de programar su tiempo de trabajo, también puede incluir sus tiempos de descanso entre cada bloque de tareas para que pueda refrescarse a medida que completa y comienza nuevos proyectos.

7. Haz que las reuniones sean más productivas

Si tiene reuniones programadas a lo largo del día, considere algunas formas de hacer que estas actividades sean más productivas y que contribuyan al progreso general de su trabajo. Considere reuniones permanentes en las que usted y sus colegas defiendan la reunión. Esto puede ayudar a aumentar el estado de alerta y el enfoque al discutir temas importantes durante la reunión.

También puede utilizar el seguimiento del tiempo para registrar el tiempo que lleva asistir y concluir la reunión. Por ejemplo, considere tomar notas sobre los puntos más importantes o los temas que deben discutirse y dedique una cantidad específica de tiempo para cada tema. Luego, trabaje con su equipo para discutir solo lo que está incluido en la lista de temas mientras mantiene las discusiones de temas limitadas a los tiempos asignados.

Del mismo modo, si puede asistir razonablemente a su reunión por teléfono o una plataforma basada en la web, es posible que pueda aumentar sus posibilidades de que la reunión no le quite demasiado tiempo de sus tareas personales.

8. Delegar tareas

Considere usar métodos de delegación para dividir tareas entre los miembros de su equipo. Por ejemplo, si tiene una variedad de tareas en su lista de tareas pendientes, considere asignar algunas de estas tareas a otros si se pueden completar sin que usted trabaje en ellas.

Delegar tareas también puede permitirle trabajar en otras asignaciones que se le pueden asignar específicamente a usted solo, mientras que el resto del equipo puede dedicar su tiempo a las tareas que de otro modo tomarían tiempo o recursos de otros proyectos más importantes. Por ejemplo, si tiene correos electrónicos que deben responderse, pero un compañero de trabajo puede brindar la misma atención a los detalles en sus respuestas que usted, considere asignarle la tarea mientras trabaja en asignaciones pertinentes que nadie más puede (o tiene permitido). ) completo.

9. Usa la estrategia Pomodoro

Ser más productivo en el trabajo puede depender en gran medida de la gestión de su tiempo, y el método Pomodoro es una estrategia que puede resultar útil para administrar su tiempo de manera más eficiente. Similar a la programación de descansos, el método Pomodoro aplica el uso de un cronómetro, donde te dedicas a una tarea durante 20 minutos (aunque puedes aumentar esto a 30 minutos), trabajas en ella hasta que el cronómetro se apaga y luego tomas cinco minutos. descanso de minutos. Esta estrategia puede ser efectiva porque brinda más tiempo para un trabajo enfocado e ininterrumpido y luego brinda una manera de alejarse de la tarea por unos minutos antes de regresar para completarla.

10. Limita las interrupciones

Las interrupciones pueden dejarnos de lado a lo largo del día. Si bien puede disfrutar de las relaciones con sus compañeros de trabajo, perder la noción del tiempo debido a conversaciones, reuniones informales y rápidas o discusiones sobre temas puede obstaculizar su flujo de trabajo y disminuir su productividad general. Considere usar algunas estrategias para limitar la cantidad de interrupciones durante el día.

Puede optar por trabajar con la puerta de su oficina cerrada durante una parte del día, o si trabaja en un entorno de oficina abierta, puede usar auriculares con cancelación de ruido para ayudar a limitar los sonidos de la conversación y la interacción de la oficina. Los auriculares también pueden ser una forma educada pero silenciosa de hacerles saber a sus colegas que necesita concentrarse en los proyectos en los que está trabajando.

Al implementar estrategias para ayudarlo a aumentar la productividad de su trabajo, es importante ser lo más consistente posible. Permítase aprender y desarrollar sus habilidades, y puede estar seguro de que su productividad también seguirá mejorando.